Gestion SAT - Tutorial configuración y manejo programa - Parte 2  

Categoria: Tutoriales 
Autor: Mr. Electronico 
 Publicado: 11/09/2018 (22:32:38) 
 
En esta segunda parte del tutorial de instalación y manejo de nuestro Gestion SAT, partimos que ya habéis leído la primera parte, que  habéis instalado el servidor local, creada la base de datos y copiados los archivos del programa en la carpeta carpeta eds-www del easyphp, y si habéis realizado todo correctamente ya podéis ingresar en el programa y empezar a trabajar. 

Teclear la direccion  http://127.0.0.1/gestion/login.php y ya estamos en el inicio.


 
Por defecto, entramos con usuario admin y contraseña admin. Esta clave y usuario es provisional, una vez ingresamos podemos cambiar el nombre de usuario y contraseña desde Admin >> Usuarios.



Al ingresar el programa nos lleva a primer pantalla o Menu. Como consejo lo primero que debemos hacer es entrar en Admin / Configuración Global para modificar e introducir los datos de nuestra empresa, direcciones, email, cif, logo, direccion, textos que aparecen en los resguardos y facturas, etc:



Explicamos todos los puntos:
- Datos Empresa:
- Nombre empresa: o razón social
- Nif: Documento como Cif, Dni o lo que tengamos, si somos autónmos u otro tipo de sociedad. 
- Slogan: breve descripción de la actividad que realiza la empresa. Debe ser clara,  concisa, y tratar de no extender mucho ya que este slogan va impreso tanto en los resguardos de depósito cuando un cliente nos trae un aparato y también en las facturas.
- Logo: imagen o logo corporativo. Procurar que sea una imagen tipo jpg de un tamaño aproximado de 150px x 90px. Respetando este tamaño no descuadraremos las plantillas tanto en el programa como los impresos en los que el logo se imprime.
- Telefono 1 y teléfono 2, sin mayor explicación.

- Direcciones:
- Direccion, población, provincia y código postal, sin mayor explicación, lo que si, rellenarlos y no dejar en blanco.

- Textos: 
- Texto Condiciones: Es el texto o clausula legal que aparece en los resguardos de depósito que entregamos a los clientes como constancia que nos ha dejado un aparato para reparación. Tenemos un texto ya definido, pero podéis modificarlo, o añadir las clausulas que creais conveniente.
- Texto condiciones facturas: Es el texto o clausulas que salen impresas cuando entregamos una factura a un cliente, ya sea por reparación creada desde una orden de trabajo o de concepto libre.
- Mostrar Párrafo Ley Proteccion Datos: Marcada la casilla, al imprimir una factura no sale la coletilla de la ley de protección de datos en las facturas que creemos, desmarcada ese espacio aparecerá en blanco
- Parrafo Proteccion Datos: Coletilla de advertencia de la ley de protección de datos.
- Mostrar Registro Sociedad: Marcar o desmarcar si queremos o no que salga impreso el texto de registro de sociedad en las facturas que imprimimos.
- Texto Registro Sociedad: Coletilla que imprimimos en la parte inferior de las facturas donde mostramos los datos de registro de nuestra sociedad.

- Otros Datos:

Estos datos, no son tan relevantes, pero si necesarios, no hay mayor explicación. En diferencia horaria que esta rellenada con +0, es la diferencia horaria donde está instalado nuestro programa. En servidor local dejarlo en 0, pero si se instala a través de internet, dependiendo donde tengamos contratado el servidor web habria que saber la hora del servidor y poner la diferencia en esta casilla, para que las operaciones que hacemos en el programa se registren con la hora nuestra y no la del servidor.

- Serie Facturas:

Este es un punto muy importante. Desde aqui controlamos la numeración de las facturas que emitimos. Por defecto hemos ingresado que la primer factura que realizamos será la A180001, cuando la hayamos emitido el contador de forma automática pasará a la A180002 y asi por el estilo. Cada año nuevo es importante desactivar la serie activa y crear el serial con el que seguiremos para el nuevo año.
Mientras haya una serie activa, el botón de crear nueva serie estará oculto, y una vez desactivamos la serie activa actual, ya aparece el botón de crear el serial nuevo. El sistema distingue por un serial que puede ser una letra o varias letras y un contador que va incrementando con cada factura que hagamos para no tener problemas al presentar cada trimestre nuestra liquidación de impuestos.

Al hacer cualquier tipo de cambio, y para que estos se queden guardados debemos pinchar en el botón Inferior de Guardar Configuración para que los cambios tengan efecto.



Una vez se haya guardado los datos de Configuración global, que en este momento es lo más importante para empezar a usar el programa y a modo de explicar el funcionamiento del programa por orden en el que aparece en el menu lateral, vamos a comentar lo más destacado.





Generar e instalar copia de seguridad, vale recalcar que según vamos usando el programa e introduciendo información en la base de datos, es aconsejable periodicamente realizar una copia de seguridad de nuestra base de datos.  Al generar una copia de seguridad, se descarga un archivo comprimido directamente en la carpeta gestion/REspalDO/copias/.
Dicha archivo de la copia de seguridad se queda en el propio ordenador que hace de servidor local, por lo que es importante copiarlos en un pendrive u otro medio de almacenamiento por si algun dia nuestro ordenador tuviese algún problema y no hubiera más remedio que formatearlo no vayamos a perder toda la información de nuestro programa de gestión; de ahi que aconsejamos el easyphp no instalarlo en el disco local C donde tenemos el sistema operativo, si no en otra unidad por si algún problema y al formatear no haya pérdida de datos.
Otros items del menu como Productos / Marcas y Modelos no tienen mayor explicación, podemos ir agregando lo que necesitemos, aunque por defecto ya hemos agregado bastante datos. 

- Tarifas de Cargo:
Aqui configuramos las distintas tarifas de cargo y el precio por hora de la mano de obra, según la actividad que realizamos.
- Componentes:
Llamamos componentes al mismo material o referencias del almacen. podemos dar de alta una referencia, junto con su descripción, el pvp recomendado, la cantidad que tenemos en el almacén y la ubicación del mismo por si queremos  saber donde le guardamos para tener todo el material controlado. 
Si queremos llevar de forma clara el material que tenemos en stock, poner la cantidad existente de cada referencia, y según vamos facturando desde la órdenes de trabajo, o facturas de conceptolibre, el sistema por si solo lo descuenta del stock existente.
Desde las órdenes de trabajo al añadir el material utilizado en cada reparación, al agregar la referencia, el sistema busca por si solo si esa referencia ya está dada de alta en el almacén, y si tenemos stock de ella , la descuenta del total existente, si no hay existencia no la descuenta, y si la referencia no existia la deja guardada. 
De esta forma si queremos, podemos llevar el stock del material que tenemos de una forma muy fácil.
 
-Usuarios
Desde aqui insertamos, eliminamos o modificamos los usuarios autorizados a usar la aplicación. Debemos marcar si el usuario es técnico o no para luego asignarle ordenes de trabajo al crear una nueva, y saber que técnico lo lleva. 
 Los permisos a los que cada usuario tiene derecho se configuran pinchando encima del nombre de usuario / Area Admin :



Al entrar en el Area Admin podemos modificar los permisos de los usuarios, asignar usuario a un grupo, y luego definir que permisos damos a cada grupo.  Si queremos que un usuario tengo los mismos privilegios que el administrador solo basta con asignar ese usuario al grupo del admin, pero si queremos que esa persona no tenga acceso a todo si no a cierta parte del programa, definimos en cada tabla los permisos que le damos. 
Como vemos  los permisos o roles de usuarios lo hacemos de forma dinámica, podemos cambiarlos cuando asi lo necesitemos.



La verdad no queremos extendernos demasiado en  explicar el funcionamiento del programa, pensamos que debido a su simpleza, lo mejor es empezar a usarlo, dar de alta clientes, ordenes de trabajo, crear albaranes o facturas, etc.

CLIENTES:
Como norma general, antes de realizar cualquier operación como por ejemplo crear una orden de trabajo, albaran o una factura de concepto libre, es necesario dar de alta el cliente. Vamos a Clientes, pinchar en el botón de Añadir Nuevo Cliente y ya se nos abre el formulario para introducir sus datos. 
La primer pestaña corresponde  a los Datos de Contacto, y la segunda los Datos de Facturación:



En la imagen anterior vemos que los campos de Nombre y Telefono, al pinchar encima de ellos cambia a color rojo, lo que significa que son campos obligatorios. En código postal, según vamos introduciendo los primeros digitos, el programa nos dá sugerencias y al seleccionarlo nos rellena de forma automática la población, y la provincia. Al pinchar en sigte, nos vamos a los Datos de Facturación. Si estos campos los dejamos en blanco, al guardar, el programa los rellena con los datos de contacto que hemos introducido de forma automática. Una vez pinchamos en Guardar Cliente, el programa nos lleva directamente a generar la orden de trabajo con los datos del cliente que acabamos de dar de alta:



Esto en el caso que es un cliente nuevo, pero si el cliente ya existe no es necesario darlo de alta, de hecho si vamos a dar de alta un cliente, cuyo teléfono ya está registrado, nos saldrá un mensaje advirtiéndonos que el cliente ya existe y no dejará darlo de alta nuevamente. Si quisiéramos a crear una orden  de trabajo de un cliente que ya existe en nuestra base de datos,  vamos directamente a Ordenes de trabajo y pinchamos en Crear Nueva Orden de Trabajo, y en Cliente pinchamos en Seleccionar para buscar el código del cliente.
Para continuar pinchamos en el botón inferior Sigte:



Rellenamos los campos de Marca, Modelo, Serie si la tenemos. En el campo de Marca, según vamos introduciendo las primeras letras de la marca que estamos dando de alta, nos van saliendo sugerencias; es recomendable pinchar encima de esas sugerencias, ya que internamente el programa realiza operaciones, seleccionando la tarifa de cargo, y preparando las sugerencias que va a mostrar en los otros campos como por ejemplo Modelo y Clase. 
Inicialmente hemos introducido cantidad de marcas y modelos con los que venimos trabajando en los ultimos años, por lo que encontraréis que muchas marcas y modelos ya existen. Si se introduce una marca o modelo que nos exista, de una vez se queda grabado para cuando se quiera dar de alta en el futuro otro aviso de esa misma marca y modelo.



En otros Datos, si se solicita presupuesto previo, dejarlo marcado, seleccionar que técnico quedará encargado de la reparación; estado de aparato, por si vemos a simple vista anomalias estéticas para dejar constancia en el resguardo; rellenar observaciones si nos deja una señal a cuenta o cualquier observacion que queremos, y en accesorios si deja por ejemplo el mando a distancia, una fuente de un ordenador, algún cable, etc.:




Pinchamos en Crear Aviso y ya tenemos la orden de trabajo creada. El sistema por defecto nos lleva al listado general de avisos en curso:




Al crear una orden de trabajo, necesitamos entregarle al cliente un resguardo de depósito o constancia como que nos quedamos con el aparato. Para imprimir el resguardo, pinchar en el símbolo de impresora, según como lo indica la flecha de la imagen anterior y directamente se nos abre una pestaña nueva, donde nos pide seleccionar la impresora:




Como vemos se imprime un solo folio, que se puede cortar por la mitad, ambas mitades son iguales, y podemos entregar al cliente una copia, y la otra para dejar con el aparato, procurando siempre que el cliente nos firme en la copia que nos quedamos, lo que indica que está de acuerdo con las condiciones generales y lo que propone el impreso.
Como podéis ver, en el resguardo está fusionado tanto los datos de la empresa, los textos que hemos rellenado, con los datos del cliente y el aparato o servicio, por lo que si queremos cambiar el slogan, o las condiciones generales o lo que queramos lo podemos hacer entrando en Configuración Global, tal como lo explicábamos al principio.

GESTIONAR EL AVISO

Ya creado el aviso, y entregado el resguardo al cliente, cuando se ha trabajado con el aparato y queremos entrar para gestionar el aviso, poner lo que hicimos y facturarlo, pinchamos en el ícono de la llave (al lado del ícono de impresora) o encima de todo el renglón del aviso para entrar a gestionarlo.
Una vez dentro del aviso, encontramos las pestañas de Datos del Cliente, Aparato Y/O Servicio, donde tendremos que rellenar la reparación que hemos hecho, Cargos por Servicio y Otros Datos.





En cargos por servicio rellenamos la cantidad de mano de obra, según lo que se va a facturar. Por defecto el precio de la mano de obra, es el que tenemos configurado en Admin / Tarifas de Cargo, al igual que configurado encontramos la tasa de impuesto (Iva, 21% en este caso). Rellenamos los campos que se van a facturar como desplazamientos hasta 15 kms o adicionales, otros cargos, etc. Estos campos por defecto estan en 0, no se pueden dejar sin ninguna cantidad porque daría un error y aparecería la palabra NaN.

Para añadir material y facturarlo en la reparación, en la parte inferior en la pestaña de Materiales, pinchamos en el boton de Añadir Material:



En referencia introducimos el código o referencia del material utilizado. Este material, si ya está dado de alta en el almacen, al introducir las primeras letras nos da una sugerencia,  y si seleccionamos esa sugerencia, se rellena por si solo la descripción y el pvp. Si del material seleccionado, el programa encuentra que en el almacen tenemos stock nos los descuenta de alli; si esa referencia no existe, la deja guardada y si encuentra la referencia, pero no hay stock de ella, igualmente nos deja facturarla en la reparación, pero no la descuenta del stock (logicamente porque no lo hay).
De la anterior manera podemos saber lo que tenemos de stock de material en el almacén.

OTROS DATOS
En la pestaña de otros datos se rellena el campo de fecha de reparado, estado y estado_pendiente. Al seleccionar el estado como Reparado, el programa por si solo rellena la fecha actual, y en la parte inferior se hace visible el boton de Crear Factura desde OT y el de Crear Albaran




CREAR FACTURA DESDE LA ORDEN DE TRABAJO:

Una vez damos por reparado el aviso, y aparece el boton de Crear Factura desde OT, al pinchar en él, sale un popup de confirmación si queremos crear la Factura O No:



Al pulsar en Aceptar de forma automática, y así de fácil la factura estará creada. Luego el sistema nos redirige al Listado Gral de Facturas.
En el listado de facturas tenemos los iconos de imprimir y de modificar cada factura, ya que se pueden modificar por si nos hemos equivocado:


Al pinchar en imprimir se nos abre una pestaña nueva, lanzando directamente la impresora para imprimirla:



Al pinchar en el icono de herramienta podemos entrar a modificar la factura. Cabe destacar que podemos cambiar todo lo que nos apetezca, desde el cliente, la fecha,y los demás cargos, pero lo único que no podemos es ya creada la factura agregar más material, aunque si es posible agregarlo desde la misma orden de trabajo, y aunque la factura ya haya sido creada, todos los cambios que se hagan en el aviso, también se ven repercutidos en la dicho documento.

CREAR FACTURA DE CONCEPTO LIBRE

Al igual que podemos crear facturas desde una orden de trabajo, también podemos crear facturas de concepto libre. Esto es válido para cuando hacemos una venta material, o de un servicio, o lo que queramos que no haya pasado por una orden de trabajo. Para crearla, pinchamos en el enlace del menu al lado izquierdo. 
Por defecto la fecha de la factura es la actual, pero si queremos podemos cambiarla, y si el cliente ya está creado, solo basta con seleccionarlo, y si el cliente aún no existe en la base de datos, tenemos que ir primero a Clientes y Añadirlo, y después volver para Crear la Factura, ponemos los dettales y pinchamos en Guardar y Continuar.
Al guardar y continuar, el sistema nos lleva a la edición de la factura, donde podemos añadir material, mano de obra y los demás cargos que creamos conveniente. Siempre ante cualquier cambio es necesario Guardar lo que se hace, para que no haya pérdida de datos.


ALBARANES DESDE OTs Y DE CONCEPTO LIBRE

Igual que las facturas, los albaranes podemos crearlos desde la ordenes de trabajo y también de concepto libre. Se imprimen y se editan igual que las facturas, pero la única diferencia es que en las facturas al subtotal se le suma los impuestos, y en los albaranes no, solo tenemos el costo de servicios, pero sin impuestos.

FICHERO MAESTRO

En el fichero maestro tenemos todas las ordenes de trabajo que ya hemos terminado y finalizado. Para finalizar una orden, basta con marcarla y pinchar en el boton de Finalizar OT desde el listado de Ordenes de Trabajo. El sistema pide confirmación si se desea finalizar, y si el aviso ha sido rellenado correctamente y hay datos de la reparación lo permite, y si no lanza un error advirtiendo que se rellene los datos de reparación de la orden de trabajo.
Si pasado algún tiempo, nos volviera un aparato que ya ha sido reparado por nosotros, podemos entrar en el fichero maestro y buscar tanto por los datos del cliente o del aparato y contrastar si es de garantia o no. Podemos copiar los datos de ese aviso sin necesidad de volver a rellenar todo como creando un aviso nuevo y asi ganar tiempo. Pinchar en el ícono de doble carpeta para copiar los datos del aviso:


Y al abrirse el aviso ya finalizado pinchamos en Crear OT y ya tenemos el aviso creado con los datos de la orden finalizada.

Como comentario final, una vez se ha creado un documento desde una orden de trabajo, como lo es una factura o albarán, el sistema bloquea la orden. Si necesitamos desbloquearla por algún motivo, o volver a imprimir el resguardo de depósito, vamos al menu en Control Avisos y desde ahi la podemos desbloquear, y desmarcar que el resguardo ya ha sido impreso.
Y no es más, disculpar si nos hemos extendido en estas explicaciones, sabemos que es un programa muy simple de utilizar por lo que no queremos extendernos mas.
Cualquier duda preguntarla aqui o en los foros.

Sds
Webmaster