Tutorial - Calendario de Citas / Eventos - Miembros Zona Profesional  

Categoria: Tutoriales 
Autor: Mr. Electronico 
 Publicado: 05/03/2018 (13:07:16) 
 
Después de realizar la estructuración del portal en el mes de octubre y siguiendo con el empeño de mejorar los servicios que prestamos, hemos creado una nueva sección de herramientas, en donde poco a poco iremos implementando algunas aplicaciones que creemos nos pueden ayudar en el desempeño de nuestra labor y vida diaria.

Hoy presentamos  nuestro Calendario de Citas y Eventos, que es una herramienta que nos puede ayudar muchísimo en organizar tanto nuestro trabajo en nuestro sat como lo es gestionar citas con clientes, diligencias varias o simplemente recordatorio de eventos personales. Este calendario nos viene muy bien, porque basta con programar una cita con la antelación que queramos ya sea de dias, semanas meses e incluso años, y el sistema automaticamente nos avisará el dia de la cita o el dia anterior, dependiendo de la prioridad que le demos al evento, mediante un email. Personalmente nosotros en nuestro SAT lo tenemos implementado y acoplado con nuestro programa de gestión, y nos ha venido de maravilla, porque así tenemos todas las citas con los clientes controladas, ya que si lo configuramos con la cuenta del correo del movil por ejemplo, recibiremos directamente el aviso o alerta en este dispositivo.
 
Comenzamos:

Ingresar en el menu en  Perfil / Herramientas / Calendario:



Por defecto se nos abre el calendario  Mensual sobre el mes o fechas en que estamos. Directamente pinchando encima de cualquier fecha podemos insertar un evento como lo vemos en esta imagen:



Explicamos cada campo del formulario

- En evento por defecto nos sale las palabras Cita OT. Si es una cita para un aviso u orden de trabajo basta simplemente con rellenar el número de aviso, pero se puede borrar y poner el tipo de evento que queramos.

- En categoria tenemos estipuladas 3 tipos, Citas Clientes, Personales o Diligencias Varias, no tiene mayor explicación.

Numero Aviso en caso de ser una cita para un aviso u orden de trabajo, está presente solo si en el campo anterior pinchamos en Citas Clientes.

-Usuario / Técnico Encargado. Por defecto tenemos nuestro nombre de usuario y email, se puede modificar si queremos recibir las alertas en otro correo, y además la ventaja es que podemos agregar tantos usuarios queramos, como por ejemplo, nos puede servir en una empresa o taller donde tengamos varios técnicos y necesitamos programar citas para cada uno de forma indenpendiente.

Prioridad. Tenemos en el desplegable 3 opciones: Alta, Media, Baja.

Si marcamos Alta, el sistema enviará 4 mensajes de alerta, su nombre lo indica, cuando es imprescindible que nos recuerde de una cita o evento pero de forma muy consciensuda. Por ejemplo tenemos una cita importante el dia 25 de febrero a las 12:00,  el sistema nos enviará un mensaje el dia 24 de febrero (un dia antes) a las 10 de la noche indicando la cita para el dia siguiente, luego otro mensaje el dia 25  a las 7 de la mañana,  después dos horas antes de la cita (10:00) y por ultimo a las 12:00. Los mensajes son programados para enviarse en horas puntuales, podéis programar cada cita a las 15, 30 o 45 minutos pero las alertas se recibiran a las horas punto.

Si marcamos prioridad media, el sistema envia solo dos mensajes de alerta, uno dos horas antes del evento y otro a la hora punto de la cita.

En prioridad baja solo envia un mensaje a la hora que se ha concertado el evento.

- En descripcion rellenamos lo  mismo del evento pero una explicación de la cita mas larga si queremos.

Fecha de Inicio es la fecha del evento y fecha final su nombre lo indica, Si es una cita para un solo dia se pone la misma, pero si quisieráis programar una cita periódica por ejemplodiario,  semanal, quincenal, mensual o anualmente, marcar la segunda fecha como la final donde terminará el evento, y el sistema creará las citas de forma periodica y enviará las alertas de forma automática respetando la prioridad con que se ha marcado.

Hora desde a,  sirve para marcar la hora de la cita. Es importante que haya como mínimo un intérvalo de media hora; de no marcarse correctamente no se creará el evento.



Como lo comentaba antes, podemos marcar si queremos repetir el evento de forma diaria, quincenal, mensual o anual, y además de ello  marcar también los dias. Si por ejemplo no queremos que nos envíe alertas un sábado o un domingo basta solo con desmarcarlo:


Una vez damos en guardar ya se ha creado la cita o evento y marcado en el calendario como en el sigte ejemplo, el sistema distingue por categorias, y nos la muestra con colores distintos.:



Entrando en semanal podemos ver las citas por semanas y saber que dias u horas tenemos disponibles:




También,  entrando en Anual vemos en negrita las fechas programadas y pasando el ratón por encima de ella los eventos programados para tal día:


Y hasta aqui el tutorial. Esperamos que os sea de vuestro agrado y de mucha utilidad.

Cualquier duda o error no dudéis en postearlo aqui mismo.

Un Saludo